云会务系统

1.产品概述
当今社会竞争日益激烈,企事业单位内部会议也不断增多,会议信息量也逐渐增大。企业公司内部需要经常通过会议进行沟通、问题解决以及决策的制定。而现在企事业单位的会议管理工作繁重且处于无系统流程的状态。手工工作效率很低、不便于管理,而且容易出错。
会务管理系统通过信息化管理手段,搭建出一个高效、便捷和合理的会务管理体系,统一有效的管理会务信息,包含会议室集中管理、会议预约、会务服务等功能。支持Web 网页、微信公众号、触摸屏等多种预订方式;支持邮件、短信等消息通知;支持各种PAD、智能电视、android一体机等终端设备展示会议信息;支持会议一键服务和会议室智能联动控制等功能。
可以支持与无纸化会议系统、多媒体信息发布系统融合应用。使用户能够更加方便、快速和高效的完成会务信息的管理。
2.产品定位
会务管理系统可用于政府、事业单位、企业单位等具备多个会议室的场景。实现将会议室认定为固定资产,且通过信息化对会议室资产标准化、规范化的使用,进一步提高会议室的使用率、进一步提升企业的整体形象。
3.产品优势
会务管理系统具备多语言配置功能,自助研发,可支持客户特定需求的定制开发
与短信平台、邮件平台、钉钉平台、微信平台均具备功能对接,覆盖日常会议应用场景
支持会议室门口通过会议信息显示屏展示会议室全天的会议日程安排;
4.产品特点
会议室集中化管理,会议室资产和维护维修管理;
会议预约支持电脑、手机多终端快速预约;
会议设备联动控制,可以对接中控或设备联动控制;
会议显示屏支持自定义背景图片,可支持定制化服务;
会议参会通知支持短信、邮件、钉钉、微信多渠道;
5.实现功能
会务管理系统的服务应用,实现会前预约、会后资料共享等会议应用。
(1)会议预约申请,快速确认空闲会议室,以日期或者会议室维度进行切换,使用户快速进行会议预约;
(2)通过日期、会议室类型、会议室大小查询,以时间轴显示符合条件的会议室,通过多样化的颜色显示区分会议室当前状态。
(3)会议预约申请后,需要对会议申请进行审批,审批通过后利用短信、邮件、钉钉、微信等多种方式,通知预约申请人以及参会人员。
(4)我的会议管理,可以查看全部已申请的会议,会前可随时上传、补充会议资料;
(5)参会人员会前通过会议资料实现资料共享,可随时下载查看;
(6)会议结束后,会议管理员可上传会议过程中的决议、会议记录等会议资料,形成完整会前、会后资料。参会人员可下载查看;
(7)会议室集中管理,利用动态的会议预约申请手段,解决公司会议室固定资产利用不充分的问题。
(8)会议室维修管理,在时间维度上完善会议室不可用的时间,在维修管理期间所有人不可预约会议。
(9)系统管理对使用系统的公司部门、角色权限、用户进行管理,对会议室基本信息维护。
(10)会议资源数据存储及分析,直观统计利于总结和数据挖掘,实现图形化会议综合统计,会议时长统计,参会人数统计,会议次数统计;
(11)会议报表管理,以时间、会议室为维度展示会议室的使用记录台账;
(12)微信对接,关注微信公众号后,可快速对本公司的会议室进行会议预约;公众号接收推送会议邀请通知;
(13)钉钉对接,动态更新企业组织架构及企业用户基本信息;接收推送的会议邀请通知;系统接收终端用户的会议反馈信息;
(14)会议信息发布屏管理,用户通过可视化设计工具对会议信息发布屏显示内容、布局进行灵活定义;可切换混用模式实现会议时显示绑定会议室的全天会议日程安排,无会时显示预编辑的多媒体信息发布节目;
(15)人脸识别,通过系统人脸识别鉴权服务实现会议签到功能、人脸识别门禁控制功能等;
(16)会议室门口的显示屏,实时显示会议室状态
(17)显示会议室名称、会议室使用状态(会议中、下场会议时间)、当前日期时间、当天会议预约安排。
(18)支持修改背景图片
(19)以时间轴可视化的方式显示会议室预约状态
6.系统架构